Debeściak: mój blog

Maratończyk

Zanim pomyślisz o sięgnięciu po wsparcie z RPO WM, zadaj sobie pytanie: co jest dla mnie ważniejsze – zrealizowanie pomysłu czy możliwość sięgnięcia po dotację? Jeśli motorem działania jest ten drugi element, z dużym prawdopodobieństwem przedsięwzięcie nie dojdzie do skutku.

Ubieganie się o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej przypomina rywalizację sportową. W tym wyścigu bierze udział wielu rywali – wiadomo, że nie na wszystkie złożone projekty wystarczy pieniędzy. Większość ogłaszanych naborów jest przeprowadzana w formule konkursu. Już samo to wskazuje, że mamy do czynienia ze współzawodnictwem. Jeśli chcesz zwiększyć swoje szanse na wygraną (jest nią znalezienie się na liście wniosków wybranych do dofinansowania), dobrze się przygotuj.

Motywacja

Wbrew pozorom istotna jest motywacja – jej źródło. Znam przedsiębiorców, którym podobała się sama idea dotacji. – Jak dają, to bierz – mawiał jeden. I wymyślał – w sensie dosłownym – przedsięwzięcia bardzo ambitne. W końcu wystąpił o dotację na internetowy sklep rowerowy oferujący także części i akcesoria. Jakaż była radość, gdy przyszła informacja o przyznaniu pół miliona złotych dofinansowania na projekt! Euforia szybko minęła, gdy przyszło do realizacji przedsięwzięcia. Zabrakło konsekwencji we wdrażaniu pomysłu w życie, umiejętności menedżerskich i pieniędzy na uzupełnianie wkładu własnego. Dziś ów przedsiębiorca nie jest już entuzjastą funduszy europejskich.

Ambitne plany bez troski o zasoby, przede wszystkim odpowiednio przygotowane kadry, mają małe szanse na realizację.

Projektodawcy są też skłonni do przyjmowania zbyt optymistycznych celów. A projekty są rozliczane nie tylko pod kątem finansowym, ale także osiągnięcia zakładanych wskaźników, takich jak nowe produkty wprowadzone do sprzedaży, nowe zgłoszenia patentowe czy wzrost zatrudnienia. A wiadomo – gdy walczy się o punkty, które są przyznawane podczas oceny wniosku, jest pokusa podkręcania wskaźników. Papier przyjmie wiele, rzeczywistość jednak szybko weryfikuje przesadzone założenia. Doradzam umiar przy szacowaniu wskaźników.

Bez spontanu

Zetknąłem się z beneficjentami, którzy projekt tworzyli tak naprawdę w trakcie jego realizacji. Wiele rzeczy się nie zgadzało pomiędzy tym, co zapisali we wniosku, a tym, co okazywało się konieczne do zrobienia. A zmian w projekcie – już podczas jego realizacji – niemal nie sposób przeprowadzić bez żadnych konsekwencji. Dlatego przedsięwzięcie musi być dogłębnie przemyślane i policzone.

To z biznesplanu, a w wypadku większych przedsięwzięć infrastrukturalnych – ze studium wykonalności mają wynikać wszystkie wydatki i harmonogram. Ten dokument pokazuje, czy moje przedsięwzięcie jest w ogóle wykonalne, czy brakujący kapitał na inwestycję można uzupełnić dotacją, czy może wystarczy niewielki kredyt albo – korzystniej – pożyczka z JEREMIE 2. Sprawdź, jak duży budżet będziesz musiał zaangażować jako wkład własny. Pozyskana dotacja pozwala sfinansować projekt tylko do pewnego poziomu, resztę uzupełniasz z własnych środków. Niektóre koszty mogą się okazać niekwalifikowalne – to znaczy, że nie będą podlegały dofinansowaniu (pokryjesz je w całości). Wykaz kosztów kwalifikowalnych znajdziesz w regulaminie każdego konkursu.

Oszacowanie szans

Pamiętacie producenta deski podłogowej, który zainteresował się wytwarzaniem pelletu z odpadu (poprzedni blog)? Jako przedsiębiorca średniej wielkości (użyj kwalifikatora) na projekt badawczo-rozwojowy polegający na przeprowadzeniu badań przemysłowych może uzyskać dotację pokrywającą maksymalnie 75% kosztów (działanie 1.2 RPO WM). Gdyby był to prosty projekt polegający na zakupie nowej linii, dofinansowanie byłoby dużo mniejsze – zgodnie z  mapą pomocy regionalnej mogłoby wynieść do 45%. Policzenie, jak duży udział środków własnych jest konieczny, nie wydaje się trudne.

Znajomy – zdradźmy jego imię: pan Krzysztof – wyliczył wielkość wydatków kwalifikowalnych na 1 640 000 zł. Minimalny wkład własny to 25% tej kwoty, czyli 410 000 zł. Kryteria w konkursie przewidywały preferencje za zwiększenie wkładu własnego. Podczas oceny merytorycznej można było dostać maksymalnie 15 punktów za zwiększenie go o ponad 24%, co oznaczałoby wzrost wydatków z kasy firmowej o co najmniej 393 764 zł (24,01% x 1 640 000 zł).

Policzył też dodatkową punktację m.in. za: współpracę ze sferą B+R (umowa konsorcjum z politechniką), promowanie niskoemisyjności, samodzielność (wszystkie badania realizowane przez konsorcjum), zapotrzebowanie rynkowe, zgodność z obszarami inteligentnych specjalizacji i wyszło tego dość sporo. Stwierdził, że nie jest konieczna walka o maksymalną liczbę punktów w kryterium „udział środków własnych”. Wystarczy, że zdobędzie w nim 10 punktów, co się łączy ze wzrostem wkładu własnego o 15,01%. Czyli cały wkład własny oszacował na 656 164 zł. Bilans i rachunek zysków i strat za ostatnie 3 lata oraz stan konta firmowego pozwolą udokumentować zdolność finansową.

Lista sprawdzająca

Opracowanie precyzyjnego biznesplanu, szybkie podjęcie starań o skompletowanie załączników (w tym dokumentów środowiskowych) i zawarcie umowy konsorcjum z uczelnią pozwoliły spokojnie dopracować wniosek. Dwójka pracowników naszego producenta deski podłogowej skorzystała ze spotkań organizowanych dla potencjalnych projektodawców przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych. Wprawdzie w internecie jest wiele informacji, nawet specjalistycznych, ale nic nie zastąpi spotkań z ekspertami. Śledzenie strony poświęconej takim wydarzeniom pozwoli Ci na kontakt z ludźmi, którzy zawodowo zajmują się realizacją programu i obsługą projektów.

System MEWA 2.0 okazał się dość przyjaznym narzędziem, a szczególnie dobre wrażenie zrobiła krótka i przejrzysta instrukcja.

Pan Krzysztof ma ten komfort, że gromadzeniem załączników i pracą nad wypełnieniem formularza zajęli się jego pracownicy. Mikro- i małe firmy rzadko dysponują odpowiednią kadrą, a sami szefowie są zbyt zajęci, by przygotowywać wniosek i wypełniać wszystkie załączniki. W takiej sytuacji warto pomyśleć o zatrudnieniu specjalisty – niektóre konkursy przewidują nawet sfinansowanie takiego stanowiska.

Oczekując na wyniki oceny

Pan Krzysztof czeka na wyniki oceny formalnej – powinny zostać ogłoszone w połowie października. Włożona praca i potraktowanie kryteriów formalnych jako listy sprawdzającej przed podpisaniem wersji elektronicznej wniosku i jej przesłaniem pozwalają spokojnie czekać na wynik. Mimo że wyniki oceny merytorycznej nasz przedsiębiorca pozna na początku 2018 r., już chce zacząć gromadzić załączniki niezbędne do podpisania umowy. Dużą wagę przykłada do przygotowania harmonogramu projektu. Już polecił dyrektor ds. inwestycji opracowanie prognozy na przyszły rok i uwzględnienie w niej kosztów realizacji projektu. Trzeba mieć pieniądze na prefinansowanie wydatków objętych dotacją, nim zostaną rozliczone i wpłyną na konto w formie refundacji. Chce wypracować też pewną rezerwę związaną z kolejnymi planami.

Punkty w poszczególnych kryteriach, które wstępnie obliczył nasz przedsiębiorca, będą przyznawane podczas oceny merytorycznej. Oprócz wymienionych już kryteriów eksperci ocenią przedsięwzięcie pod kątem efektywności, potencjału kadrowego i technicznego, uwzględnionych ryzyk, włączenia użytkowników produktu w proces jego tworzenia czy zapotrzebowania rynkowego na rezultaty projektu. Gdyby ocena była zbyt surowa, nasz producent może zgłosić protest. Znowelizowana ustawa wdrożeniowa (weszła w życie 2 sierpnia) wprowadza instytucję rzecznika ds. funduszy europejskich, który będzie wspierał projektodawców. To nie oznacza, że instytucje organizujące konkursy w ramach RPO WM (MJWPU oraz WUP) są wrogo nastawione. Im też zależy na sprawnym i efektywnym wykorzystaniu funduszy unijnych.

Pozyskanie wsparcia, zwłaszcza w obszarze B+R, to nie sprint, raczej bieg na długi dystans. Daleką perspektywę można dostrzec w sposobie myślenia pana Krzysztofa. – Wiesz, co sobie myślę? – zagadnął ostatnio. – Dowiedziałem się, że rośnie rynek producentów kotłów pelletowych. Oznacza to, że trzeba będzie stale doskonalić paliwo do nich – mówił. Ma w zanadrzu kolejny projekt, na który również można pozyskać wsparcie z RPO WM 2014-2020. Tworzenie i rozwój zaplecza badawczo-rozwojowego (również działanie 1.2 RPO WM) to temat nowego konkursu, który potrwa do 4 grudnia 2017 r. Pan Krzysztof postępuje jak maratończyk – przygotowania do startu rozpoczyna co najmniej pół roku wcześniej.

Marek Bonafide