Narzędziownik

Nie trać czasu

Kierujesz zespołem w firmie lub urzędzie, ale jesteś przygnieciony pracą – ostatni wychodzisz z biura. Tracisz wiele czasu, który mógłbyś poświęcić rodzinie lub na własne hobby. Jak powinieneś zorganizować swoją pracę, byś miał poczucie, że jesteś efektywny przy niższym wysiłku? Nie musisz pracować ciężko (hard), pracuj inteligentnie (smart).

Menedżerowie – zwłaszcza ci angażujący się w bieżące zadania – bywają przeciążeni nadmiarem obowiązków. A jednocześnie mają kłopot z delegowaniem zadań swoim podwładnym. Freelancerzy i właściciele jednoosobowych firm, którzy szefują sami sobie, mają czasem trudność z autodyscypliną, zwłaszcza gdy pracują w domu. Nic im nie idzie, bo co chwilę ich uwagę odciągają domowe sprawy. Czy jest to doświadczenie Twoich ostatnich miesięcy? Spróbujmy przeanalizować, dlaczego tak się dzieje. Są proste sposoby, które mogą zmienić ten stan rzeczy, ale tak naprawdę wiele zależy od tego, czy chcesz i potrafisz wprowadzić zmianę w swoim działaniu.

 

 

Typ „ja, sam”?

Pracujesz jako menedżer, lecz jesteś przekonany, że najlepszą jakość osiągniesz, wykonując zadanie samodzielnie. Być może. Nie po to jednak zostałeś powołany na do takiej funkcji, by samemu wykonywać bardziej odpowiedzialne zadania. Może masz poczucie straty czasu, gdy trzeba poświęcić sporo energii na wyjaśnienia, jak zadanie ma być wykonane? Nie do końca wierzysz w umiejętności swoich pracowników, w ich kompetencje i zdolność do podejmowania wyzwań? Jeśli tak, to nieświadomie wystawiasz im negatywną ocenę. Nie zbudujesz zespołu, który pociągnie bardziej odpowiedzialne zadanie. Menedżer powinien inwestować czas w przygotowanie pracowników, ale wcale nie musi „palcem pokazywać, co gdzie i jak przenieść”. Zaufaj ludziom i rozmawiaj z nimi – oni mogą znaleźć prostszy sposób na wykonanie pracy, zdejmując z Ciebie kolejny „obowiązek”. Jeśli Twoja firma np. rozpocznie realizację projektu wspartego z funduszy unijnych i dostaniesz w nagrodę to zadanie do wykonania :), umiejętność budowy zespołu i zarządzania nim bardzo Ci się przyda.

Elastyczność

Pracujesz w korporacji i właśnie awansowałeś. Dotychczas byłeś ekspertem, ze ściśle ustalonymi celami i zakresem swoich prac. Wszystko miałeś pięknie poukładane. W jednej chwili okazuje się, że Twoje dotychczasowe metody planowania po prostu przestały działać. Co powinno być Twoim pierwszym krokiem do poprawy efektywności? Dokładnie przeanalizuj i na nowo określ swoje cele i obowiązki. Następnie podziel je na kluczowe kategorie, np.: zadania administracyjne, praca z ludźmi z zespołu, kontakty z klientami itd. Kolejnym krokiem będzie określenie zdań priorytetowych w każdej kategorii. W razie wątpliwości co do kolejności priorytetów skonsultuj z przełożonymi, czy poprawnie rozumiesz ich oczekiwania w stosunku do swojej osoby. Z czasem docenią ten krok. Pamiętaj, że masz prawo do rozmowy ze swoim szefem i masz prawo egzekwować od szefa potrzebne Ci informacje. Jeśli szef myśli inaczej, może warto zweryfikować swoje wartości i oczekiwania w stosunku do firmy.

Priorytety

Praca menedżera wiąże się z dużą dynamiką, wymaga elastyczności oraz odporności na stres i presję czasu. Niemal każdego dnia niespodziewanie wpadają Ci nowe zadania: awaria systemu pocztowego, reklamacja klienta, choroba kluczowych pracowników, konieczność przesłania uzupełnionego wniosku o płatność (projekt z dotacją) itp. Mogą Cię ochronić takie techniki, jak tworzenie listy spraw do załatwienia (to np. zamiast porannego surfowania po sieciach społecznościowych), nadawanie zadaniom odpowiednich priorytetów (najpilniejsze i najważniejsze rzeczy przesuwasz na początek listy) czy elastyczne reagowanie na sytuację (wprowadzaj korekty do planu). Warto poszukać równowagi pomiędzy konsekwentną realizacją planu a reagowaniem na bieżące zmiany. W tym pomocne jest nadawanie priorytetu czynnościom i zadaniom (zobacz infografikę z matrycą). W codziennych działaniach sprawdza się również podejście według reguły 3Z, czyli: zrób, zdeleguj, zniszcz. Pozwala ona uporządkować wszystkie bieżące sprawy.

Lista prostych technik porządkujących pracę:

  • stworzenie listy rzeczy do zrobienia
  • pogrupowanie ich w kategorie
  • nadanie zadaniom odpowiednich priorytetów
  • określenie ram czasowych
  • określenie, kto będzie się zajmował danym zadaniem
  • kontrolowanie postępów wykonania zadań
  • elastyczne reagowanie na zmiany w ciągu dnia.

1. Zrób to od razu – jeśli wiesz, że coś zajmie jedynie kilka minut, nie odkładaj tego na później; jeśli dłużej, wpisz to do plannera 2. Zdeleguj – gdy zadanie powinna wykonać inna osoba, przekaż je od razu 3. Zniszcz – gdy dostajesz potwierdzenie odebrania e-maila, opłacenia transakcji etc., usuń wiadomość. Nie obciążaj głowy takimi informacjami

Bądź swoim szefem

Ogromna grupa freelancerów czy osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą jest szefem samego siebie. Sami organizują swój dzień i ustalają hierarchię celów i zadań. Wielu z nich pracuje w domu, prowadząc tam swoje biuro, sklep wysyłkowy, warsztat mechaniczny etc. Dla nich wyzwaniem jest pogodzenie dwóch światów: życia rodzinnego i zawodowego. Punktem wyjścia musi być twarde ustawienie systemu pracy. Oprócz dokładnego ustalenia priorytetów i określenia czasu trwania poszczególnych czynności konieczne jest wyznaczenie rytmu pracy. Czynności powtarzalne zaplanuj na określone dni tygodnia, np. w poniedziałki, środy spotykasz się z klientami, dostawcami, współpracownikami, wtorki przeznaczasz na działania marketingowe, telefony do nowych kontrahentów, w czwartki robisz zakupy związane z działalnością, a piątki to czas na porządkowanie księgowości, rachunków itd.

Bycie właścicielem małej firmy wymaga multizadaniowości. Optymalnym rozwiązaniem jest korzystanie z systemu CRM, wspomagającego zarządzanie relacjami z klientami (pod warunkiem, że masz ich tak dużo, że trudno wszystkich ogarnąć za pomocą prostszych narzędzi). Jeśli jesteś bardzo aktywny, masz stronę internetową, firmowy profil, dużo podróżujesz i zaczynają Ci pewne rzeczy umykać, proste prace pomocnicze możesz zlecić na zewnątrz. Są takie usługi, jak „wirtualna asystentka”, która umówi za Ciebie spotkanie, zarezerwuje hotel, zamieści wpis w portalu społecznościowym czy wykona prace administracyjne.

Jeśli prowadzisz małą firmę budowlaną albo remontujesz mieszkania, masz pokusę przyjmowania dużej liczby zleceń. Wyobraź sobie, jak dużo czasu poświęcisz w ciągu tygodnia na przemieszczanie się między budowami. Oprócz terminów, ważności klienta istotne będzie ustawienie sobie pracy pod kątem czasu dojazdu do poszczególnych miejsc, by nie tracić godzin w korkach lub na robienie kilometrów.

Bez względu na rodzaj wykonywanej pracy potrzebne jest zdefiniowanie ważności i pilności zadania. Narzędziem uniwersalnym, według którego można określić priorytety jest Matryca Eisenhowera.

Nadaj zadaniom odpowiedni priorytet Zadania A – pilne i kluczowe dla realizacji celów, sytuacje kryzysowe, zaległości; niewykonanie tych zadań zwykle grozi negatywnymi konsekwencjami – Poświęć dużo czasu NATYCHMIAST Zadania B – termin ich realizacji jest odległy; podziel je na mniejsze części i umieść w kalendarzu. To zadanie kluczowe dla skuteczności w planowaniu – niezrealizowane, przechodzą do ćwiartki A i stają się „pożarami” – PLANUJ!!! Zadania C – pojawiają się jako pilne, ale są często powinny się nimi zająć inne osoby. Są to np. niektóre spotkania telefony, prośby o dostarczenie informacji lub dokumentów – Poświęć mało czasu. NATYCHMIAST PODZIEL SIĘ! Zadania D – to pochłaniacze czasu, takie jak Twitter, pogaduszki itd. – NIE RÓB TEGO!

Autodyscyplina

Praca nad sobą w dużym stopniu powiązana jest z powiększeniem autodyscypliny. Zarządzanie sobą w czasie byłoby prostsze, gdyby nie naturalna skłonność ludzka do prokrastynacji, czyli odwlekania. Jak możemy sobie z tym poradzić? Zacznijmy wprowadzać nowe nawyki, np. codziennie rano po przyjściu do pracy poświęcamy 10 minut na planowanie. Możemy też usunąć nawyk, np. rano rezygnujemy z przeglądania internetu i profili społecznościowych, zamiast tego robimy plan dnia. W tym przypadku umawiamy się na coś sami ze sobą. Wprowadzenie nawyku zająć może nawet do kilku tygodni. Różne źródła podają, że wypracowanie nowego nawyku to 21 dni.

W wypracowaniu autodyscypliny pomocna jest również diagnoza pochłaniaczy czasu. Wyeliminowanie ich spowoduje większy komfort pracy i możliwość koncentracji na zadaniach. Jednym z zakłócaczy jest hałas. Jeśli w miejscu pracy jest głośno i ciągle ktoś do nas podchodzi z jakąś sprawą, to możemy skorzystać z tzw. złotej godziny. Polega to na znalezieniu cichego miejsca, w którym będziemy mogli spokojnie pracować, skupiając się na ważnym zadaniu. Miejscem tym może być sala konferencyjna, inne miejsce, w którym można po prostu zamknąć drzwi. Jeśli nie mamy takiej możliwości, czasami działa założenie słuchawek i odgrodzenie się od otoczenia i dźwięków.

Zjedz żabę

Nieważne, czym się zajmujesz. Zdarza Ci się, że nie wiesz, za co się zabrać. Funkcjonują dwie pomocne metody. Pierwsza to zasada dwóch minut, mówiąca o tym, że jeśli zadanie nie zajmie więcej niż 2 min., zrób je od razu. Druga to technika pt. „zjedz żabę”, polegająca na tym, aby zadania trudne, takie, których nie lubimy, wykonać od razu. Nie zawsze żaba jest na tyle zjadliwa, aby połknąć ją w całości. Wtedy możemy skorzystać z metody „salami”, czyli dzielenia dużego zadania na bardzo małe części. Ma to znaczenie nie tylko ze względu na efektywność, ale też motywację. Jeśli masz przed sobą mały krok, łatwiej go wykonasz. Jeśli już masz go za sobą, to – zgodnie z regułą zaangażowania i konsekwencji – łatwiej i szybciej przystąpisz do dalszej realizacji zadania.

Zostaw rezerwę

Nawet najlepiej zrobiona lista zadań nie będzie skuteczna, jeśli zaplanujemy w ciągu dnia pełne osiem godzin. Jest niemalże pewne, że dojdą jakieś nieplanowane czynności, sytuacje wymagające natychmiastowego działania. Zaplanowanie 60% czasu pozwoli na pozostawienie 40% rezerwy, czyli 20% na sprawy nieplanowane oraz 20% dla nas, naszego relaksu, relacji, innych czynności, które mogą wpływać na nasz rozwój.

Obierz cel

SMART to sposób formułowania celów, kluczowe narzędzie do zwiększania i osiągania efektywności osobistej i zawodowej. To akronim opisujący pięć cech, jakie powinien spełniać dobrze sformułowany cel.

Jak postępować według zasady SMART? Wyobraź sobie, że chcesz się nauczyć języka obcego. Prawidłowo sformułowany cel będzie brzmiał: nauczę się języka angielskiego na poziomie A2 do grudnia 2018 r. Dodatkowo powinniśmy doprecyzować mierzalność, czyli określić częstotliwość i formę nauczania, np. „będę uczęszczać na lekcje dwa razy w tygodniu i poświęcać 15 minut dziennie na naukę”.

S: Sprecyzowany. Cel musi być określony w sposób konkretny i jednoznaczny M: Mierzalny. Musimy wiedzieć, po czym poznamy, że osiągnęliśmy cel lub zbliżamy się do jego osiągnięcia A: Ambitny. Cel powinien być atrakcyjny, motywujący R: Realny. Cel powinien być realny do osiągnięcia T: Terminowy. W dobrze sformułowanym celu musi być określony dokładny termin realizacji

Celem zawodowym dla przedsiębiorcy może być: pozyskam 3 klientów na kwotę 200 tys. do 31 grudnia 2017 r. W ramach tego celu są te bardziej szczegółowe, np. zakupić bazę danych przedsiębiorstw usługowych zawierającą dane X, Y, Z.

W przypadku celów długoterminowych, bardzo rozbudowanych należy podzielić je na mniejsze części, czyli cele szczegółowe. Czasami w firmach pracownicy otrzymują cele ogólne. Odpowiedzialność dotycząca ich rozplanowania i wykonania leży po stronie pracownika. Ważne jest wtedy, aby precyzyjnie określać cele (zadania), które mamy do zrealizowania.

Korzystaj z techniki

Dziś wiele osób korzysta z plannerów, które są zainstalowane na komputerach czy smartfonach. Najprostszym narzędziem jest kalendarz Google, pozwalający na notowanie zadań, terminów, ustawienie przypomnień oraz współdzielenie terminarza z wybranymi osobami. Może być on niewystarczający dla osób, które pracują nad wieloma złożonymi zadaniami. Wypróbuj np. Nozbe. Jest to narzędzie do organizacji czasu pracy zainspirowane metodą GTD (Getting Things Done, autorstwa Davida Allena). Aplikacja pozwala na planowanie zarówno prostych zadań, jak i złożonych projektów. Korzystając z niej, można delegować rutynowe zadania wielu osobom, skonfigurować ze skrzynką mailową. Dzięki Nozbe w jednym miejscu zgromadzisz wszystkie sprawy, projekty, zarówno te służbowe, jak i prywatne. Aplikacja jest prosta w obsłudze i przy odpowiedniej konsekwencji działania rewolucjonizuje życie i podejście do organizacji czasu pracy.

Jerzy Gontarz


Współpraca: Anna Gucwa
, trenerka, coach, certyfikowany konsultant DISC D3. Specjalizuje się w realizacji projektów związanych z doskonaleniem kompetencji kierowniczych.

Literatura:

  • Kerry Gleeson „ Zrób to od razu”, Dom Wydawniczy Rebis, Poznań 2007, 2011
  • Harvard Business School Press, „Zarządzanie czasem”, Wydawnictwo Helion 2007
  • Brian Tracy, „Zjedz tę żabę”, MT Biznes Ltd., 2007.